Oggi parliamo di un argomento di grande interesse per le nuove imprenditrici.

Quando sia avvia un business, si hanno sempre mille cose da fare. E’ quindi importante essere efficienti ed organizzate.

Il primo periodo in cui mi sono trovata a dover gestire da sola le attività del mio piccolo business, e di conseguenza anche i tempi e gli orari ero entusiasta e mi sentivo libera: allo stesso tempo , in men che non si dica, mi sono ritrovata quasi sopraffatta dai compiti da svolgere e avevo sempre la sensazione che il tempo non fosse mai sufficiente, riducendomi molte volte dopo cena a terminare lavori iniziati al mattino alle 8.00.

Mi ci è voluto un po’ di tempo per comprendere, come organizzarmi al meglio ed oggi sono felice di avere impostato il mio lavoro con una tempistica più efficace. Sono perfetta? Assolutamente no. Tutto è sempre work in progress e so di poter dare molto di più.

Però la mia produttività è aumentata dell’80% ed ecco perché in questa guida ti voglio proporre dieci idee per ottimizzare il tuo lavoro quando il tempo scarseggia. Spero che questi consigli ti siano utili e ti permettano di aumentare la tua produttività.eccomi Iniziamo!

Le mie dieci idee per ottimizzare il tuo lavoro quando il tempo scarseggia

 

 

#1 Separa il tempo dedicato agli appuntamenti da quello dedicato al lavoro individuale

Gestendo un business, dovrai dedicarti a diverse attività: da quelle che richiedono molta concentrazione e creatività, agli appuntamenti con clienti e fornitori.

Per questo motivo, ti consiglio di organizzarti in modo da poter dedicare intere mattinate o addirittura giornate al lavoro individuale – senza dover quindi affrettare le attività tra un appuntamento e l’altro. Queste sono le giornate che chiamo “focus day” in cui mi concentro sulle attività di progettazione e pianificazione: non ti nascondo che spesso queste sono le ore meglio spese delle mie settimane!

#2 Imponiti delle scadenze e monitora il progresso delle tue attività

Lavorando da sole,  procrastinare a tempo indeterminato è un rischio da non sottovalutare (ne ho già parlato in questa guida sui pro ed i contro di lavorare da casa).

Per mantenere un buon ritmo di lavoro, ti consiglio di importi delle scadenze, a cui dare la stessa priorità delle attività per i clienti. Non è poi così difficile: ti basta stampare un calendario in cui ci sia lo spazio per scrivere in grande le tue scadenze e appendertelo in un luogo dove puoi vederlo spesso: ti assicuro che funziona.

#3 Per i grandi progetti, crea una lista dettagliata di attività specifiche

Talvolta, risulta difficile trovare la motivazione giusta e l’organizzazione per lavorare su un progetto di grandi dimensioni. La prospettiva di lavorare per settimane – se non mesi – sulla stessa cosa ci porta spesso a gettare la spugna.
La soluzione è suddividere il progetto in tante piccole attività, che possono tutte essere completate nel giro di qualche ora.

Spuntare le attività una ad una ti darà grande soddisfazione e la motivazione necessaria per continuare con quelle successive.

Senza accorgertene, completerai quindi il tuo mega-progetto.

#4 Programma la giornata la sera prima

Sapere su quali attività concentrarsi nel corso della giornata è fondamentale per portare avanti il lavoro che è effettivamente prioritario.

Per essere produttive, non è necessario lavorare su cento cose nello stesso giorno. Piuttosto, è importante completare le attività che ci siamo prefissate – anche se sono solo un paio – e passare ad altre il giorno successivo.

Uno dei modi migliori per mantenere la concentrazione ed evitare distrazioni è programmare la giornata la sera prima, allocando un numero di ore a ciascuna attività.

In questo modo, inizierai a lavorare con il piede giusto e non sarai in balia di ciò che su succede con il trascorrere delle ore.

#5 Trova un modo per organizzare le tue email

Quando si riceve un’email, la tentazione di leggere il messaggio è irresistibile, vero? 

Le email sono però una grandissima fonte di distrazione. Infatti, ogni volta che ne riceviamo una, perdiamo la concentrazione, interrompiamo ciò che stiamo facendo per rispondere al messaggio e dobbiamo poi rimetterci in carreggiata.

Il modo più efficiente di gestire le email è allocando ad esse mezzora, due / tre volte al giorno. Negli altri momenti, consiglio invece di silenziare tutte le notifiche.

Un’altra strategia consiste nel trovare un sistema per organizzare i messaggi dando ad essi diverse priorità di risposta. Cioè, rispondere immediatamente alle email che richiedono meno di cinque minuti del nostro tempo. Contrassegnare invece in modo diverso i messaggi che richiedono più tempo e concentrazione, e rispondere a fine giornata.

#6 Usa uno strumento per monitorare quanto tempo investi sulle varie attività

Talvolta, dedichiamo molto tempo ad attività che non sono particolarmente fruttuose.

Per questo motivo, ti consiglio di usare un tracker per monitorare come investi le ore nel corso della giornata. Tra i tracker più popolari vi sono Toggl ed Hubstaff. Non è però necessario usare un vero e proprio software: prendere nota di orario di inizio e fine delle singole attività su un blocco note è un buon punto di partenza.

#7 Comunica ai clienti i tuoi orari di lavoro (e disconnetti Skype alla sera)

Skype è uno strumento fantastico per offrire supporto ai nostri clienti. Messaggi continui a qualunque ora del giorno sono però un’altra grandissima fonte di distrazione.

Ti suggerisco di definire e comunicare ai tuoi clienti orari ben precisi in cui è disponibile il servizio di supporto, e disconnettere Skype nei tempi che invece hai deciso di dedicare alle altre attività.

#8 Cerca di iniziare a lavorare presto

Molte persone – non tutte – sono più produttive alla mattina presto.  Le prime ore della giornata sono ideali per dedicarsi alle attività che richiedono più creatività e concentrazione. Conosco diversi imprenditori che si svegliano alle 5.00 ed iniziano a quell’ora la loro giornata.

Inoltre, di prima mattina non sarai interrotta da telefonate ed emergenze varie che potrebbero presentarsi nel corso della giornata. Io ho iniziato a farlo, mio malgrado, da quando è nato mio figlio: prima preferivo iniziare a lavorare anche tardi e poi allungare le giornate lavorative in orario serale. Ma da quando ho iniziato a lavorare presto, molte cose sono cambiate!

Iniziare a lavorare di prima mattina potrebbe non far per te. Ti consiglio però di provare – potresti essere molto sorpresa da quante cose riesci a fare prima delle 10!

#9 Annota tutte le idee che ti vengono in mente

Le idee migliori vengono spesso in mente quando si è fuori dall’ufficio.

E’ bene annotarle perché potremmo dimenticarcene e non riuscire a ricordarle quando ne abbiamo bisogno. Se avremo modo di incontrarci di persona, ti autorizzo a chiedermi di aprire la mia borsa: troverai sempre almeno due o tre quaderni – spesso Moleskine – pieni di note, appunti, scritte e disegnini. Non si mai quando l’idea “geniale” possa fare capolino nella tua testa.

#10 Focalizzati al 100% sull’attività che stai svolgendo

Quando si hanno tante cose da fare è facile lasciare che la nostra mente vaghi; questo non ci permette però di svolgere al meglio l’attività su cui stiamo lavorando.

Come ho già scritto nel punto quattro, non è necessario fare cento cose in un giorno. L’importante è farne poche, ma dall’inizio alla fine.

Concentrati quindi al massimo sull’attività su cui stai lavorando e vedrai che, a fine settimana, sarai stata molto più produttiva. Un buon trucco è usare un timer: imposta il timer in slot da 30 minuti e non smettere di svolgere il tuo compito fino a quando il timer trillerà. Incredibile quanto tempo guadagnerai, ti assicuro che spesso finirai prima dei 30 minuti senza nemmeno rendertene conto: provare per credere!

 

Siamo arrivate alla fine di anche questa guida.

Cosa ne dici di queste idee per ottimizzare il tuo lavoro? 

Pensi che le metterai in pratica? 

Oppure vorresti condividerne altre secondo te efficaci? 

Come sempre, per qualunque domanda, dubbio o suggerimento, ti invito a lasciare un messaggio nella sezione commenti qui sotto.